Welche Mengen an Dokumenten die öffentlichen Verwaltungen zu bewerkstelligen haben lässt sich nur schwer quantifizieren. Wenn man bedenkt, dass ganze Gebäude als Archive dienen, kann man sich aber ungefähr ausmalen, wie viel Papier sich so über die Jahre ansammelt. Wie an anderer Stelle schon einmal erwähnt, arbeiten viele Organisationen noch zum Großteil auf Papier, oder parallel zum elektronischen Aktenverkehr weiterhin mit Papier (hybrid). Insgesamt wird die Informationsflut weltweit, auch für die öffentlichen Einrichtungen weiterhin rabiat steigen, und bei Beibehaltung des Papierwegs damit auch die Aktenberge.

Um sich das zu verdeutlichen, will ich an einen Gastvortrag von Bret Swanson anknüpfen, den er an Fabasofts „talk the future“ 2008 gehalten hat. In diesem sprach er von der „Exaflood“, die Dimension der Informationsflut in die wir uns begeben. Die rasant ansteigenden Datenmengen, möglich durch (leider nur langsam) zunehmende Breitbandkapazitäten weltweit, und gefüttert primär durch Multimedia-Anwendungen, nehmen locker Größenordnungen ein von Exabytes (10 hoch 18) und die Tendenz ist steigend. Hinzu kommt der enorme Anstieg an Nutzung von Mobilgeräten. Dazu gibt es eine faszinierende Präsentation vom Web 2.0 Summit welche illustriert wie vor allem die aufstrebenden Länder in diesem Bereich wachsen. Man kann sich gut verdeutlichen wie diese Zahlen in wenigen Jahren aussehen werden (und wie konservativ der Wachstum in den alten Industrienationen eigentlich nur ist):

Was bedeutet dies nun für die öffentliche Hand? Die Beibehaltung des Papierwegs würde bedeuten, dass ein nicht zu vernachlässigender Teil des täglichen Verwaltungsaufkommens weiterhin Material (Papier), Platz (Aktenschränke, Ordner), Medienbrüche (einscannen, ausdrucken, verschicken) und Barrieren (keine Maschinenlesbarkeit) nach sich zieht. Je länger Organisationen übrigens beim Papier bleiben, desto langwieriger und kostspieliger kann nachher die Umstellung werden. Mit der Zunahme an digitalem Kommunikationsfluss nimmt aber nicht zwingend der papierbasierte Kommunikationsfluss ab. Vieles was an Informationen digital kommuniziert wird, landet später als Ausdruck wieder in einem Aktenordner. Das ist auch der Grund warum E-Government das Aufkommen an Papierverkehr im öffentlichen Sektor nicht reduzieren konnte: Weil der Reduktion an Papierverkehr eine gleichzeitige Steigerung des Kommunikationsaufkommens insgesamt, eine nach wie vor weit verbreitete Kultur des Ausdruckens und eine in vielen Bereichen parallele Papierspur gegenübersteht, und die gewonnenen Vorteile somit zu Nichte macht. Wo soll das hinführen? Beim Einsatz von Mobilgeräten stehen wir noch weiter am Anfang. Man braucht, um sich ein Anschauungsbeispiel zum aktuellen Stand des E-Government zu gönnen, nur mal (beispielsweise) die Website so mancher deutscher Finanz- und vor allem Meldeämter ansehen. Die dort erhältlichen Formulare lassen sich oft elektronisch nicht ausfüllen, und wer sie gezwungenermaßen ausdruckt wird merken, dass es nicht sehr schlau ist, diese wie in manchen Fällen in leichtem grün dort anzubieten. Einzige Ersparnis: Man musste nicht dorthin laufen und das Papier holen.

Nun arbeiten natürlich auch diejenigen Organisationen, die dem Stand der Möglichkeiten noch hinterher hinken, zumindest teilweise (oder bruchstückhaft) IT-gestützt. Die allgemeine Umstellung auf elektronische Dokumente (Textverarbeitungsprogramme) und E-Mail hat zwar in der Bearbeitung eine Steigerung von Komfort und Übertragungsgeschwindigkeit – zumindest bei nicht verbindlicher Kommunikation – gebracht, für die Konsistenz und die weitere Ablage war dieser Schritt letzten Endes aber kontraproduktiv. Die dadurch gewonnene Kapazität erkaufen sich viele Organisationen ohne eine konsistente und rechtsverbindliche Ablage nach Geschäftsfällen (Akten) auf Kosten der Unvollständigkeit der Daten, erhöhtem Suchbedarf durch Mehrfachablage und erneuter Papierproduktion für eine zumindest halbwegs umfassende und erfassbare Archivierung. Die häufige Frage „liegt das Dokument im Mail System, auf der lokalen Festplatte, im Netzlaufwerk, auf dem Wechseldatenträger oder auf irgend einem Aktenwagen?“ zeigt, in welcher Sackgasse sich viele befinden! Sicherlich liegt auch hier der Grund, warum ohne die nötige Konsequenz zur einheitlichen Datenhaltung in konsistenten und rechtsverbindlichen Geschäftsfällen ein Nutzen aus der Gesamtsicht nur schwer zu erklären ist. Das macht das Anstoßen von Reformprozessen auch aus der Perspektive des Change Management so schwierig.

Vor dem Hintergrund der steigenden Informationsflut, und des geschilderten Missstandes in vielen Behörden zeigt sich die Dringlichkeit flexibler, standardisierter und erprobter Verfahren und Technologien welche sich an Hand erprobter Prozesse schrittweise ausrollen lassen und den Organisationsalltag vollends digital wiedergeben können. Fabasoft bietet dafür sowohl die Erfahrung als auch die Plattform. Die technische Entwicklung schreitet stetig schneller voran. Es lohnt sich weder, auf den Tag zu warten an dem manche Technologien so sicher sind wie manche es fälschlicherweise von Papier und Tinte annehmen, noch lohnt es sich, weiter an Flickenteppichen zu basteln und mit jedem Stück eine eventuelle Gesamtreform noch weiter zu verkomplizieren.

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