DEZ 6 2012

Strukturierte Ordnung oder effizientes Suchen

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Die Arbeitsweisen in Unternehmen ebenso wie in der Verwaltung sind ständigen Änderungen unterworfen. Im  Zeitalter des Papiers konnte man sich  noch auf jahrzehntelang bewährte Vorgehensweisen stützen. Heute bewirkt die kontinuierliche Veränderung im Bereich der Technologien wesentliche Effizienzgewinne bei der Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten. Doch wie sieht es in Bezug auf die Ablage bzw. insbesondere in Bezug auf die rasche Verfügbarkeit von Inhalten aus?

Gehen wir von einem konkreten Szenario aus.

Ein Unternehmen, beispielsweise aus der öffentlichen Verwaltung implementiert nach der Einführung von Office-Werkzeugen und Mailsystemen ein Dokumentenmanagementsystem. Es werden klare Ablagestrukturen (z.B. ein Aktenplan) und Regeln zum Ablegen von Dokumenten (Organisationshandbuch) in diesen Strukturen definiert. Die Mitarbeiter arbeiten nach diesen Vorgaben und der Erfolg in Form von höherer Effizienz und besserem Zugriff auf Informationen lässt nicht lange auf sich warten. Auch die wachsenden Anforderungen in Bezug auf Compliance werden damit erfüllt.

Doch ist das tatsächlich so?

Schön wäre es. In vielen Fällen sind die Ergebnisse jedoch nicht befriedigend – Ursachen werden viele gefunden, von der Software –  besonders beliebt sind  hier Aussagen über eine nicht ausreichende Ergonomie – bis hin zur fehlenden organisatorische Unterstützung.

Möglicherweise liegt ein Scheitern aber viel mehr daran, dass gewisse Personen oder ganze Organisationen inzwischen andere Arbeitsparadigmen bzw. kein Interesse an einer strukturierten Ablage von Dokumenten haben. In “Papierzeiten” gab es zudem meist noch Stellen (Registratur, Kanzlei oder Sekretariat genannt) die für eine ordnungsgemäße Ablage verantwortlich waren, diese wurden jedoch sehr oft auf Grund der Einführung elektronischer Systeme wegoptimiert.

Wenn also strukturierte Ordnung – um zum Titel zurückzukommen – nicht gewünscht oder möglich ist, dann muss effizientes Finden diese fehlende Ordnung ersetzen. Das ist nicht einfach aber heutzutage auch keine Unmöglichkeit. Wie das konkret als Alternative aussehen kann, das wird in einem folgenden Artikel dieses Blogs vorgestellt.

Ohne eine Lösung dieses Problems wird es definitiv nicht möglich sein, das immer stärkere Wachstum an Datenmengen zu bewältigen.

Wichtig im Sinne des Erfolges ist aber zu wissen, welchen Weg man wählt. Denn eine falsche Einschätzung der eigenen Ordnung führt garantiert zum Chaos und auch das effiziente Finden von Informationen erhält man nicht umsonst, weder aus organisatorischer noch aus finanzieller Sicht!

Wie das möglicherweise in der Zukunft aussehen kann, können Sie in folgendem Video sehen:

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